Ando em busca de equilíbrio. Sentindo cada vez mais a necessidade de sair deste malabarismo entre tempo e resultado para conquistar uma vida com mais qualidade. Essa vontade antiga fez com que eu encarasse a reclusão, em razão da pandemia, como um momento oportuno para fazer justamente isso.
Na minha opinião essa situação causada pelo Novo Coronavírus é um convite para sairmos do modo automático e colocarmos mais presença e intenção em tudo que fazemos.
Mas é impossível negar a dificuldade para botar planos em prática, e principalmente ser mais produtivo na quarentena. Neste cenário de incertezas e emoções afloradas eu me vi perdida sem saber por onde começar.
Afinal: como fazer isso? Como aliar produtividade, melhores resultados e mais tempo livre? Como gerenciar o tempo de forma mais produtiva de modo que eu pudesse aproveitá-lo melhor?
Eu estava buscando por soluções e li muitas coisas interessantes, mas foi somente quando me deparei com o livro do Geronimo Thelm “Produtividade para quem quer tempo” que encontrei as respostas que mais fizeram sentido para mim.
No livro, Geronimo nos conduz numa jornada de reflexões que ajuda a identificar - caso ainda não tenha feito - quais são os seus objetivos. Ele compartilha todo o processo para a construção de uma agenda que tem como propósito fazer você sair do ponto em que está e chegar aonde almeja.
O ponto de partida está na visualização. E, para mim isso significa autoconhecimento, ou seja, para traçarmos objetivos, criarmos uma estrutura de organização que seja realmente eficaz e que traga resultados você precisa entender como VOCÊ funciona.
É necessário entender os seus gatilhos para identificar como contorná-los. É preciso aprender a lidar com a procrastinação de maneira a não torná-la a vilã da sua jornada - e aqui me refiro tanto a pessoal quanto profissional.
Por este motivo, por entender que criar uma rotina é útil para todos independentemente do estilo de vida e ter compreendido que para chegar nela é necessário aprofundar um pouco mais no tema VOCÊ eu vou compartilhar alguns insights que tirei das últimas leituras que fiz, assim como o mostrar o modelo de agenda que desenvolvi para mim.
Você precisa de CLAREZA
“Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve.” Mestre Gato em Alice no País das Maravilhas.
Esta é uma daquelas verdades que traz um desconforto necessário e uma reflexão. Afinal você quer ser a protagonista ou espectadora da sua própria história? Na maioria dos casos nos deparamos com muitas pessoas querendo assumir as rédeas de suas próprias vidas, porém a questão está na AÇÃO.
Querer sem agir é deixar a porta aberta para o acaso. E para quem está em busca do protagonismo o primeiro passo para ação é o caminho do autoconhecimento.
Sem saber quem você é, o que te move, os seus valores e o seu propósito você não sai do lugar. A verdade é essa: se você não identificar o seu porque, no primeiro desafio você desiste. E isso acontece com todas. Por esta razão a auto investigação é fundamental
Você precisa visualizar a fotografia completa daquilo que você quer e tudo isto deve estar alinhado as descobertas que você fez sobre os seus valores e propósitos para ter nisso a motivação necessária para viver toda a jornada que é ir atrás dos seus objetivos.
EXERCÍCIO: O que realmente importa para você?
Escreva num papel o que você considera essencial para ser feliz separando entre: Realização pessoal, profissional, financeira e Equilíbrio (aqui seria o que você acha fundamental para encontrar o equilíbrio entre todos os papéis que você exerce em sua vida, ou seja, o que seria para você aquele momento de esvaziar a mente e equilibrar suas rotinas com lazer e/ou estudos). Importante entender que não existe certo ou errado. Por isso, escreva de maneira livre e honesta, tendo em vista que estas respostas serão aquelas que servirão como combustível para sua motivação.
Você precisa aprender a distribuir as TAREFAS
Todos nós exercemos vários papéis durante nossas vidas sendo que muitos deles de maneira simultânea, com isso acabamos criando uma extensa lista de tarefas. E a grande questão é como distribuir? Como identificar o que é prioridade do que não é? Para isso é necessário distinguir os tipos de tarefas e, principalmente, entender que estar ocupado não quer dizer estar produzindo. Ou seja, não se engane com o fato de ter uma agenda lotada quando na verdade não existe uma direção certa rumo a um objetivo concreto.
Tarefas de Produção: são aquelas que nos levam na direção da construção dos nossos sonhos e são separadas entre tarefas de produção com margem ou sem. A distinção está no sentimento atrelado. As tarefas sem margem são aquelas que normalmente finalizamos em cima do prazo ou pós vencimento gerando muito estresse. Enquanto que as tarefas de produção com margem são aquelas que estão atreladas a altos graus de satisfação e sentimento de auto eficácia.
Tarefas de Ocupação: são aquelas que precisam ser executadas, mas não fazem a vida progredir na direção daquilo que queremos. São separadas em dispensáveis, aquelas que roubam nossa produtividade e que muitas vezes sequer precisam ser feitas, como: assistir televisão, grupos de WhatsApps tóxicos, aquele stalk nas redes sociais. Enquanto as ocupações obrigatórias são aquelas que precisam ser concluídas, mas não trazem produtividade como: pagar contas, consultas médicas e outras atividades profissionais
EXERCÍCIO: O que você faz em uma semana?
Numa folha separe todas as tarefas que você executa sem se preocupar em agrupa-las. Apenas descarregue estas tarefas e depois sim, as reúna em blocos de similaridades. O intuito deste exercício é fazer você visualizar o que é tarefa de ocupação e o que é de produção para ter uma fotografia ampla daquilo que te consome e daquilo que te leva cada vez mais próximo dos teus objetivos. Assim, você vai começar a compreender o que de fato é PRIORIDADE nesta fase do seu planejamento
IMPORTANTE: Esta etapa também tem como intenção te fazer entender que TAREFAS NUNCA ACABAM, todos os dias irão surgir novas e inclusive imprevistos e, esta OK. Aceitar esta verdade vai te libertar do desconforto e da cobrança excessiva reduzindo assim o sentimento de ineficácia que pode sabotar o plano de executar sua agenda.
Você precisa de EQUILÍBRIO
Agora chegamos no momento de montar a visão macro da agenda e este passo será responsável por direcionar a semana inteira. Aqui você vai olhar para o que escreveu no exercício de clareza e identificar quais serão as três áreas que você irá concentrar seus esforços nos próximos dias. Este exercício deve ser refeito a cada nova semana para justamente balancear todos os papeis que você executa. Porém, o importante é que uma destas áreas que você irá focar seja a do Equilíbrio. Porque, você vai me perguntar.
Vivemos no modo automático esquecendo muitas vezes de equilibrar nossas rotinas com aquilo que faz com que a gente se conecte com a gente mesmo. Esquecemos de respirar, esquecemos de curtir, por isso crie um espaço para você fazer o que quiser. O famoso Dolce far niente dos italianos, o saudável hábito de se desconectar do seu dia a dia, de seus afazeres, das idas e vindas, da pressa. Pense neste momento como sendo o seu tempo para o ócio criativo.
O sociólogo italiano Domenico de Masi é que introduziu esta ideia de ócio criativo como uma maneira de criarmos espaços entre nossas jornadas de trabalho para momentos de lazer e descanso. Claro, que para cada tipo de job existem diferentes possibilidades de inserir esta pausa.
Por isso pense em pequenos micro rituais, uma pausa para um cafézinho, uma prazerosa e rápida massagem facial para libertar as tensões e porque não entoar um mantra rápido para ajudar a centralizar e conectar? Aqui o importante é você reconhecer que não existe a obrigação de ser produtivo o tempo inteiro e existe uma surpresa nesses momentos: afinal, quem nunca teve uma super ideia durante um banho?
EXERCÍCIO: O que você gosta de fazer quando ninguém esta te vendo?
Aqui você vai descobrir quais são as atividades que te permitem transformar a procrastinação em um gostoso momento de ócio criativo. E, mais uma vez não existe certo e errado. Existe o que faz sentido para você.
Você precisa de AUTO MOTIVAÇÃO
Uma dúvida que pode surgir é porque somente três áreas por semana. A questão é muito simples, precisamos manter nosso sentimento de auto eficácia elevado, para que este sirva de combustível para a nossa autoconfiança que por sua vez será responsável pela nossa automotivação.
É praticamente impossível dar atenção a todos os papéis que exercemos de maneira eficiente e equilibrada, portanto, para evitar o sentimento de frustração e assim começar aos poucos deixando de lado os nossos objetivos o melhor que temos a fazer é não criar metas irreais.
E, para isso, vou tocar novamente no tal do autoconhecimento. É necessários aprendermos a reconhecer os nossos limites e não focar em velocidade, mas pensar sempre em direção.
Você precisa criar um HÁBITO
Alguns pontos importantes que precisam ser estabelecidos:
1) A sua agenda é pessoal o foco não é trazer engessamento, mas sim um sentimento de clareza e direção. Por isso não se preocupe em fazê-la perfeita e muito menos sofra se algo saiu fora do esperado.
2) A sua agenda nada mais é que um hábito diário de organização por isso comece aos poucos e vá devagar construindo esta rotina. Pense na construção de mini tarefas e lembre-se
3) O que importa é o Equilíbrio, o intuito de fazer esta agenda é te levar mais próximo dos teus objetivos mas sem esquecer que tudo isso deve acontecer de maneira equilibrada e motivadora.
Você precisa de uma AGENDA
Agora chegou o momento de começar a montar sua agenda tendo como base todas as informações que você já coletou. Eu segui as orientações do Geronimo, e optei por criar uma matriz 6X3. Ou seja, eu estabeleci minha agenda pensando nos 6 dias da semana distribuídos em 3 turnos: de manhã, de tarde e de noite.
Nos sábados e domingos
VAMOS RECAPITULAR:
DESCARREGUE: Anote todas as atividades que você executa em uma semana.
AGRUPE: Distribua estas tarefas entre blocos de similaridades. Eu, por exemplo, tenho um bloco chamado de RITUAL DESPERTAR nele eu coloco tudo o que envolve entrar em conexão comigo mesma ou seja, hora do banho, incenso, meditação.
SUGESTÃO 1: crie um bloco de respostas. Nele você irá tirar um tempo para responder redes sociais, retornar telefonemas, conversas de WhatsApp. É impressionante como essas atividades consomem tempo e energia por isso um horário definido ajuda, inclusive no processo criativo.
SUGESTÃO 2: crie um bloco da exceção. Imprevistos sempre acontecem e não estamos alheios, mas como fazer para tentar gerenciar estas situações e assim evitar uma quebra de rotina? Uma maneira seria criar um bloco da exceção que seria um período da semana em que você não marca nenhum compromisso concreto. Ou seja, uma ida inesperada ao médico, receber uma técnico para consertar uma máquina nada disso iria bagunçaria sua organização. E tem como benefício se caso nenhum imprevisto aconteça um período para fazer o que quiser.
DISTRIBUA: Pegue uma folha ou até mesmo uma planilha do Excel e distribua os blocos. Abaixo segue o exemplo de como organizei a minha semana.
PLANEJAMENTO DO DIA: Todas as noites eu estabeleço quais serão as 5 principais atividades que tenho que executar no dia seguinte tendo em mente o objetivo daquela semana. O mais legal é que no fechamento do dia eu sempre faço uma reflexão sobre o meu desempenho e principalmente o que eu aprendi. Desta maneira eu acompanho a minha evolução e tenho a possibilidade de adequar a minha agenda conforme necessário.
E para finalizar:
TESTE, TESTE, TESTE: Teste a sua agenda. Não se preocupe ou crie expectativas de que na primeira semana tudo sairá perfeito. Não se esqueça que você esta construindo um novo hábito e isso requer tempo. O importante é ir incorporando esta rotina no seu cotidiano, pois é somente colocando em prática que você irá perceber a funcionalidade desta organização para melhorar a sua produtividade e assim ter mais tempo de qualidade.
E, não se esqueça a sua agenda não é definitiva você pode e deve ajustá-la sempre que for necessário.
Indicação de Leitura:
THELM, Geronimo: “Produtividade para quem quer tempo”